Onsdag la Offentlighetsutvalget ved leder Siri Gedde-Dahl fram årsrapporten for 2016, med vekt på en konkret undersøkelse utvalget har gjort for å undersøke kvalitet og tempo på journalføring av brev og dokumenter i departementene.
Undersøkelsen viser nedslående resultater:
13 av 16 departementer journalfører journalposter på en måte utvalget mener er både kritikkverdig ov lovstridig.
- Mye tyder på at det skjer helt bevisst for å kunne jobbe i fred, sa Gedde-Dahl under presentasjonen.
Ble kontrollert i halvannet år
I rapporten «Slik hindrer departementer innsyn» har POU kontrollert hvor lang tid de 15 departementene og Statsministerens kontor bruker på å journalføre dokumenter og publisere journalposter i Offentlig elektronisk postjournal (OEP).
Alle departementene er kontrollert over en periode på drøyt halvannet år fram til august 2016, og offentlighetsutvalget konkluderer med at 13 departementer har en lovstridig praksis.
Aller dårligst ut kommer Justis- og beredskapsdepartementet, som ifølge offentlighetsutvalget bruker 39,4 dager i snitt fra dokumentdato til publiseringsdato.
Dokumentdato er datoen avsender påfører dokumentet, mens publiseringsdato er datoen for når journalposten publiseres i postjournalen.
Ettersom departementene i dag er pålagt å overføre journalposter bare én gang i uken, har POU satt en strek ved rundt åtte virkedager i snitt fra dokumentdato til publiseringsdato.
«Departementer som bruker lengre tid enn det, mener vi har en kritikkverdig og lovstridig praksis», heter det i rapporten.
Statsministerens kontor (8,8 dager i snitt), Samferdselsdepartementet (8,9) og Kommunal- og moderniseringsdepartementet (9,9) er best i klassen og unngår kritikk fra Pressens Offentlighetsutvalg.
Innrømmer for stor tidsbruk
Justisdepartementet erkjenner at det over en periode har brukt altfor lang tid på journalpublisering. Som et resultat av rapporten vil departementet styrke ressursene de bruker på å håndtere publiseringsjobber – i tillegg til å få gjennomført en ekstern gransking av rutinene.
– Vi har allerede vært i kontakt med Arkivverket for å be om en ekstern gjennomgang av vår praksis, både etter arkivforskriften og av våre journalførings- og publiseringsrutiner, sier departementsråd Tor Saglie til NTB.
– Justisdepartementet har ansvar for offentlighetsloven, og vi ønsker selvfølgelig ikke å framstå som om vi ikke ønsker åpenhet. Det er en viktig del av demokratiet at offentligheten kontinuerlig blir oppdatert på det som skjer i forvaltningen, fortsetter Saglie.
Etterlyser nye løsninger
Samtidig mener utvalget at alle burde kunne gjøre publiseringen av journalposter betydelig raskere.
– Vi mener blant annet at det i dag er teknisk mulig å publisere dokumenter umiddelbart etter journalføring, og det må tilrettelegges teknisk for at dette skjer. Journalføringen tar mye lengre tid nå enn for 20 år siden, sier Gedde-Dahl.
Saglie i Justisdepartementet er åpen for å diskutere mulige løsninger.
– Om det er noen verktøy eller metoder som kan gjøre dette lettere, ønsker vi å diskutere det med Arkivverket. Det framkommer jo også at andre departementer bruker lang tid, sier han.
