Riksrevisjonen har avdekket grov svikt i arkivføring og journalføring. Konsekvensene er alvorlige både for demokratiet og vår felles hukommelse

• TARJEI LEER-SALVESEN, åpenhetsjournalist i Fædrelandsvennen og pådriver for Innsyn.no. Opprinnelig publisert på Innsyn.no

I en rekke saker av stor betydning for samfunnet har Riksrevisjonen avdekket grov svikt i arkivføring og journalføring. Konsekvensene er alvorlige både for demokratiet og vår felles hukommelse.

«Undersøkelsen avdekker åpenbare svakheter på tvers av sektorgrensene når det gjelder arkivering, journalføring og åpenhet.»

Den uvanlig tydelige sluttmerknaden fra Riksrevisjonen når deres store rapport i dag ble oversendt Stortinget, understreker alvoret.

Aftenposten omtalte tidlig i mai hovedtrekkene i rapporten som ble presentert i dag, på grunnlag av en lekkasje.

I dag fulgte avisen opp med en sak om hvordan kontraktstildelinger fra politiet på over en milliard kroner var usynlig i journalene.

Det er ikke små og ubetydelige fillesaker som er undersøkt i denne gjennomgangen av statsforvaltningens omgang med arkivføring og offentlig journalføring.

Det som er avdekket viser noe av årsaken til at vi pressen og andre aktører kan slite med å få tak i viktig dokumentasjon i viktige debatter i samfunnet i nåtid.

På sikt vil også historikerne slite med å finne ut hva som har skjedd, om arkivene er fulle av hull.

Se bare på listen Riksrevisjonen trekker fram, når de skal vise fem av sakene de har undersøkt, som er preget av «arkiveringen har vært svært mangelfull»:

• Beslutningen om å stoppe ikt-satsingen Merverdiprogrammet i politietaten (Justis- og beredskapsdepartementet og Politidirektoratet)
• Det bilaterale forholdet til Kina i årene etter 2010 (Utenriksdepartementet)
• Beslutningen om ikke å møte Dalai Lama i 2014 (Utenriksdepartementet)
• Utredningen av det folkerettslige grunnlaget for at Norge skulle ta del i aksjoner mot ISIL (Utenriksdepartementet)
• Petoros rapportering om Statoils etterlevelse av avsetningsinstruksen (Olje- og energidepartementet)

Hovedfunnene i rapporten oppsummeres slik:

• Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull, og dette har negative konsekvenser for den reelle muligheten for innsyn.
• Lite brukervennlige arkivsystemer er en av hovedårsakene til utilstrekkelig arkivering.
• Mangelfull arkivering og feil i journalføringen i vesentlige enkeltsaker svekker offentlighetens kjennskap til sakene og muligheten for debatt og kontroll av forvaltningen.
• Kravet om løpende journalføring er i hovedsak ikke oppfylt.
• Forhåndsunntak («forhåndsklassifisering») av dokumenter brukes i langt større grad enn det som er forutsatt, og mangler ofte rettslig holdbart grunnlag.
• Krav om innsyn kan behandles på en betydelig bedre måte.
• Vurderinger av om det skal gis merinnsyn, svikter ofte

Riksrevisjonen kommer med en rekke anbefalte tiltak.

I dialogen med statsråd Jan Tore Sanner, som er vedlagt rapporten, går det frem at Sanner anerkjenner at det er store utfordringer å ta tak i her.

Samtidig markerer Sanner uenighet med Riksrevisjonen når det gjelder eget ansvar for å rydde opp, og spiller ballen videre til en rekke andre departementer.

Denne saken er av stor betydning for allmennhetens innsynsmuligheter i statsforvaltningen, og for statens egen evne til å huske hvorfor den handlet som den gjorde i viktige saker.

Vi håper Riksrevisjonen blir hørt.

 Hele rapporten kan leses her.

• Les flere blogginnlegg fra Leer-Salvesen på Innsyn.no