Uforutsette tekniske problemer knyttet til organisasjonsnummer skapte trøbbel for Fylkesmennenes fellesadministrasjon tidligere i år.
Dette førte umiddelbart til at levering av offentlige journaler ble stoppet. Etterslepet har ennå ikke blitt tatt igjen, ifølge fellesadministrasjonen selv.
Offentlige journaler er lister over inn- og utgående dokumenter fra offentlige virksomheter, og journalene til mange offentlige virksomheter publiseres på nettsiden eInnsyn.no.
Nyhetsredaktør i Gudbrandsdølen Dagningen (GD), Anne Marie Løkken, reagerer på at det har tatt så lang tid med å komme à jour med publisering av offentlige journaler.
– Vi er bekymret for hvilke saker vi har mistet muligheten til å fortelle innbyggerne og leserne våre om. Når dokumenter blir tilgjengeliggjort med så stor forsinkelse, får ikke befolkningen anledning til å diskutere og påvirke prosessene, og pressen mister muligheten til å ansvarliggjøre beslutningstakere.
Sak ble publisert etter ti måneder
For journalister er tilgang til offentlige journaler et viktig verktøy for å finne saker. Etterslepet går derfor utover lokalavisene i områdene der fylkesmannsembetene er påvirket.
– At offentligheten ikke får innsyn i dokumenter før det har gått lang tid, er et demokratisk problem. Vi er helt avhengige av at offentlige virksomheter er åpne og gjennomsiktige, slik at befolkningen får innsyn i det som skjer, sier Løkken til Medier24.
Avdelingsdirektør Michael Baumann i Fylkesmennenes fellesadministrasjon beklager de ulempene den forsinkete publiseringen av offentlig postjournal har medført. Han opplyser at de jobber med å komme à jour med publisering av journaler.
– I det daglige arbeidet er journalføringen av inn- og utgående dokumenter blitt prioritert. Etterslepet i journalføringen ble hentet inn før sommeren, mens det fortsatt er noe etterslep i publisering av offentlig journal.
Kluss med organisasjonsnummer
Baumann forklarer at Fylkesmannen i Innlandet tok over organisasjonsnummeret til Fylkesmannen i Hedmark, og at det var her komplikasjonene startet.
Det at organisasjonsnumrene var like førte nemlig til at journalene fra Innlandet og Hedmark blandet seg i eInnsyn.
– Det ble umulig å finne fram til rett sak, sakstittel stemte ikke overens med de inn- og utgående dokumentene og så videre, sier Baumann.
Som et midlertidig tiltak ble derfor leveransen av alle journaler fra de nyetablerte fylkesmennene stoppet. Dette kom også etter at Fylkesmannen hadde opplevd noe forsinkelser i forbindelse med opprettelsen av et nytt fylkesmannskontor.
– Det ble et opphold på noen uker og når du legger til at man allerede starter inn i året med et etterslep som skyldes flyttingen av produksjonen til en ny arkivdatabase, så har du hovedårsaken at man har et langvarig etterslep i publisering av journaler.
