Bli mer effektiv på jobb: Slik kvitter du deg med de verste tids­tyvene

De fleste opplever arbeidsdager med mange tidstyver, der man ikke får gjort halvparten av det man hadde planer om.

Hva er egentlig de største tidstyvene? Og hvordan unngår man dem?

Medier24 har spurt fire journalister og medieledere om hva deres største tidstyver er, og deres beste tips til å unngå dem.

Møtene som stjeler tid

Christina Dorthellinger Nygaard, redaktør for visuell kommunikasjon i NTB forteller at møter som tar for lang tid, er den største tidstyven på arbeidsplassen.

– Vi burde vært flinkere til å forkorte møtene - og ikke ha så mange, sier hun.

Nygaard mener at hvis møtene hadde vært kortere, ville hun har mer tid til å gjøre det hun synes er viktigst.

– Det er viktig å motivere, spesielt som leder. Hvis noen lurer på noe, er det dumt å bare kunne svare skriftlig. Det forsøker jeg å få til. Derfor jobber jeg i høstferien - da er det få tidstyver, sier hun.

Ingeborg Volan er redaktør for leserutvikling i Dagens Næringsliv. Hun er enig i at møter er den største tidstyven på arbeidsplassen.

– Jeg jobber mye i møter, det tror jeg alle ledere gjør. Det er fornuftig, men møter man ikke vet hvorfor man har, må man prøve å kvitte seg med, sier Volan.

Enkelte dager går Volan fra møte til møte hele dagen. Derfor rekker hun ikke alltid å forberede seg.

Hun mener at det viktigste grepet man kan ta for å unngå denne tidstyven, er å ha en klar agenda for møtene, ikke ha for mange møter og korte ned på møtene.

I tillegg mener hun at vi burde skape kultur for å kunne stille spørsmål ved om det er nødvendig å delta i alle møter - og sette begrensninger for hvor mange man deltar på.

– En tidligere leder jeg hadde, sa at alle viktige avgjørelser kan tas på 20 minutter, ler hun.

Sosiale medier – den største tidstyven

Volan, som selv har sosiale medier som en del av sitt ansvarsområde, har tatt grep for at  sosiale medier ikke skal bli en stor tidstyv - og har selv sørget for å redusere hvor mange push-varsler hun får fra e-post og sosiale medier som tar henne ut av arbeidsflyt.

I tillegg jobber hun ofte i avkoblet modus og synes det er lurt å finne andre kanaler enn sosiale medier og e-post for internkommunikasjon - slik at å sjekke e-post og sosiale medier blir en bevisst handling.

– Jeg åpner ikke e-posten på morgenen før jeg har fått gjort unna en eller to oppgaver som må gjøres for dagen.

Redaktør Ingeborg Heldal i magasinet KK synes sosiale medier er den største tidstyven på jobb, spesielt i mediebransjen der man bruker det for å sjekke om det har skjedd noe nytt. 

– Istedenfor å være rask og analytisk, bli man sittende - og plutselig har man vært på sosiale medier i en time, sier Heldal.

Hennes beste tips for å unngå tidstyven er å være oppmerksom på hvor mye tid man bruker i sosiale medier. Heldal synes at Instagram og Facebook er de største tidstyvene, og prøver å ikke være logget inn på nettopp Facebook på jobbmaskinen sin.

– Hvis vinduet står oppe, får jeg varsler om alle små ting som ikke nødvendigvis er viktig for meg - og det skal litt til for at jeg sitter og «scroller» på telefonen ved pulten min, sier hun. 

Journalist i Adresseavisa, Camilla Sun Kilnes mener også at den største tidstyven er sosiale medier. 

– Man er jo på sosiale medier på fordi man jobber med saker som har utgangspunkt derfra. Det er der man får en del tips - dermed overvåker man sosiale medier. Når man holder på med den overvåkningen, så dukker det opp andre ting som ikke har relevans med det man jobber med - også blir man sittende å lese andre ting, sier Kilnes.

Hun mener at det har vært et skifte i hvilke sosiale medier som tar opp mest tid, da det tidligere var Facebook, er det nå ofte Snapchat og Instagram som stjeler tiden.

Hennes beste tips til å unngå sosiale medier på jobb, er å skru av varslene.

– Å være flink til å strukturere dagen litt hjelper. Man kan bestemme tidspunkt til å sjekke gjennom varslene og finne ut hvilke varsler man ikke trenger å sjekke med én gang. Et godt tidspunkt å gå gjennom sosiale medier er i dødtid - hvis man for eksempel venter på en telefon, mener hun. 

For å effektivisere bruken av sosiale medier, bruker Kilnes programmet «Tweetdeck».

Det er et program som systematiserer Twitter-meldinger for deg. Kilnes synes Tweetdeck er tidsbesparende, fordi det hjelper med å overvåke de viktigste sakene og unngå det urelevante i sosiale medier. 

De koselige tidstyvene

– Å gå ut på let etter godteri er også en tidstyv, men det er en tidstyv man i større grad oppsøker, sier Kilnes. 

Det å bli stående ved kaffemaskinen å snakke med en kollega, eller jakte på sukkerpåfyll, kan ta tid i løpet av en dag. 

– Man blir mer effektiv når man får et sukkerpåfyll på slutten av dagen, så jakten på sukker går opp i opp, ler hun. 

Heldal synes også at det finnes hyggelige tidstyver, som man gjerne kan bruke tid på de dagene man har overskudd.

– Noen ganger kan tidstyveri være hyggelig, som å snakke med en kollega ved kaffemaskinen, mener Heldal. 

For henne er dagene ulike, og noen dager kan det være fint med avbrytelser. De dagene det derimot ikke passer å bli avbrutt, er hun tydelig på det. 

– Alle kan være flinkere til å si ifra at man er travel og ikke har tid til avbrytelser. Det er lov å si ifra til en kollega - uten å være kjip.