Dagen blir dessverre ikke den samme uten. Her er 12 tips for bedre møter

To marer rir det norske arbeidslivet.

Begge stjeler tid som kunne ha vært brukt til noe viktig eller morsomt.

Jeg er sikker: Du mottar også umotiverte e-poster som er dårlig skrevet, og som blir sendt i hytt og vær, men jeg sier ikke mer om dem nå.

La oss heller snakke om møter.

Du kjenner følelsen, for dagen blir ikke den samme uten, faktisk kunne den ha blitt både produktiv og interessant.

I stedet er den fylt av tid hvor du og kollegene dine sitter henslengt rundt et bord.

Du vet ikke hvorfor du ble invitert, du aner ikke hva du gjør der, og etterpå vet du ikke hva som skjedde eller ble bestemt.

Ble det kanskje ikke konkludert?

Du husker ikke, for i stedet for å være også mentalt til stede i møtet anvendte du tiden til noe mye kjekkere: Du sjekket nyhetsstrømmen på Facebook, leste VG.no, tekstet familien om ettermiddagens program eller prøvde å holde orden i e-postenes innboks.

Jeg har nettopp lest 38 eksamensbesvarelser der en av deloppgavene ba kandidatene beskrive retningslinjer for gode møter på jobben. Tipsene studentene ga, var gode.

Her er et redigert sammendrag, utarbeidet for deg som møteleder:

1. Finn først ut hvorfor møtet skal holdes. Fatte beslutninger? Produsere ideer? Drøfte og diskutere?
2. Du inviterer personer som er viktige for at møtets formål skal nås.
3. Lag en saksliste. Hvis det ikke er et hastemøte, sendes agendaen til deltakerne på forhånd og med tilstrekkelig informasjon, så deltakerne vet hva som forventes av dem i møtet. Legg ved nødvendig grunnlagsmateriale. Første sak vil ofte være gjennomgåelse av referatet fra forrige møte. Hva krever oppfølging (og eventuelt oppstramming)?
4. Velg et egnet lokale.
5. Avklar hvem som skal føre referat. Hvordan skal diskusjonen foregå? Hvordan skal eventuelle beslutninger fattes? Hvilke regler gjelder for kommunikasjonen i møtet?
6. Sjekk teknikken på forhånd. Virker prosjektøren? Er Skype-forbindelsen OK?
7. Bli enige om bruk av mobil og pc under møtet. Tillatt?
8. Sett av så mye tid som nødvendig, men heller ikke mer. Det er ikke et kaffeslaberas du inviterer til. Kake? Bare nå noe skal feires.
9. Begynn til fastsatt tid, på minuttet! Avslutt også til fastsatt tid, i alle fall ikke senere.
10. Sørg for at alle bidrar og får komme til orde. Begrens taletiden dersom noen av møtedeltakerne elsker sin egen stemme. Sørg for at det blir tilstrekkelig tid til alle sakene.
11. Sørg for at dere trekker nødvendige konklusjoner. Ofte handler det om å tildele ansvar for oppgaver innen en tidsfrist.
12. Møtereferatet distribueres så raskt som mulig. Referenten kan gjerne føre referatet fortløpende under møtet, så det kan sendes deltakerne samtidig som møtet avsluttes. Referatet skal være så kort som mulig, så langt som nødvendig.

• PS: Har du innspill til flere punkter? Send dem til meg på bard.b.michalsen@uit.no.