Arkivlovutvalget vil gå bort fra begrepet «journalføring»

Tirsdag legger Arkivlovutvalget fram sin utredning for ny arkivlov. Offentlighetsloven er tett knyttet til arkivloven, blant annet for å regulere hva som skal journalføres og ikke. 

– Arkivloven har ikke holdt tritt med digitaliseringen. Jeg er opptatt av åpenhet i det offentlige og at det vi gjør kan etterprøves. Når forvaltningen arbeider digitalt, må vi sikre dette på nye måter, sier kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande i en pressemelding. 

Vil bort fra journalføringsbegrepet

Utvalget har lagt vekt på at de mener at «journalføringsbegrepet» er modent for fornyelse. I en pressemelding skriver utvalget følgende: 

«Fordi offentlige virksomheter dokumenterer, kan de gi innsyn. Uten dokumentasjon, er det ingen ting å kreve innsyn i. Offentleglova gir rett til innsyn i journaler, og viser til arkivlovas regulering av hva som er journalpliktig. Dette gir en binding mellom arkivlova og offentleglova som antakelig svekker måloppnåelsen i arkivsektoren, og har uheldige konsekvenser for adgangen til innsyn. Dessverre fungerer journalføringsreglene også dårlig i seg selv», skriver de og viser til en rapport fra Riksrevisjonen i 2016-2017.

Med den bakgrunnen gjør det at utvalget ønsker at man går bort fra begrepet «journalføring». 

«Utvalget foreslår å gå bort fra begrepet journalføring, og mener en mer generell tilnærming til digital kommunikasjon er en forutsetning for tilstrekkelig arkivfangst. For å få det til, må den rettslige og tekniske reguleringen forbedres», skriver de i meldingen. 

– Legge til rette for etterprøvbarhet 

De viser til at retten til innsyn er en bærebjelke i vår styreform, fordi det sikrer gjennomsiktighet i forvaltningen. 

«At offentlige virksomheter dokumenterer sin bruk av makt og penger, er bærebjelker i vår styreform. Lovutkastet legger til rette for etterprøvbarhet og forebygger dermed vilkårlighet og misbruk», skriver utvalget i en pressemelding. 

Videre skriver utvalget at de grunnleggende formålene med den nye loven er de samme som før: at forvaltningen er gjennomsiktig og etterprøvbar og at ettertiden skal få et dekkende bilde av vår tid. 

– Når arkivlova brytes, svekkes innsynet og etterprøvbarheten. For å sikre bedre etterlevelse hjemler lovutkastet sanksjoner ved tilsyn og gir fylkesmannen rollen som tilsynsfører overfor kommuner og fylkeskommuner. Det foreslås egne klageregler for massemedier.

Automatisert fangst av e-post

I pressemeldingen skriver utvalget:

«Lovutkastet tar digitaliseringen på alvor ved å tillate skytjenester (med visse begrensninger) og kreve dokumentasjon av automatisert rettsanvendelse. Det legges til rette for «innebygd arkivering» og automatisert fangst av e-post og annen digital kommunikasjon, i stedet for manuelle operasjoner som journalføring. Det stilles krav til dokumentering på systemnivå, som databaser, fellesløsninger osv.». 

De foreslår også at «virkeområdet foreslås utvidet slik at også fristilte offentlige virksomheter må dokumentere sin virksomhet». 

Utvalget løfter også utfordringene knyttet til EUs nye personvernregler, GDPR, og skriver i pressemeldingen at de «søker å løse de mest praktiske utfordringene for arkivsektoren i møte med personvernforordningen» i det nye lovutkastet. 

Utvalget har bestått av:

• Christian Reusch, advokat, Oslo (leder av utvalget)
• Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør Arkivverket, Bærum
• Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS, Oslo
• Hilde Elvine Bjørnå, arkivsjef, Tromsø
• Håkon With Andersen, professor, Trondheim
• Rune Kjørlaug, seniorrådgiver Difi, Leikanger
• Dag Wiese Schartum, professor, Oslo
• Lone Merethe Solheim, avdelingsdirektør, Stavanger

– Framtidsrettet

Ina Lindahl Nyrud er advokat i Norsk Journalistlag, og skriver at deres førsteinntrykk er at utvalget har levert et framtidsrettet forslag. Det er hun som har holdt i NJs oppfølging av utvalget. 

– Norsk Journalistlag vil nå bruke tid på detaljene i forslaget, men det umiddelbare hovedinntrykket er at Arkivlovutvalget har turt å tenke nytt og fremtidsrettet, skriver hun og fortsetter: 

– Vi har i dag en teknologi som gjør at det må kunne stilles strengere krav til forvaltningens arkivrutiner, slik utvalget gjør. Ved å etablere en felles standard for dokumentasjon av saksbehandlingen, som er uniform og omforent i alle organer, er et stort fremskritt.

Hun trekker fram at hun mener det er positivt at utvalget vektlegget hvor viktig arkivene er som samfunnsressurs. 

– De representerer en informasjonsbank for journalister, og en svært viktig kilde for journalistikken, sier hun. 

Om forslaget går gjennom, peker hun på at en av konsekvensene av forslaget er at større deler av forvaltningens gjøremål og aktiviteter blir registrert.

Samtidig peker hun på at det er viktig at man ikke går bort fra journalføring, før man har et godt nok alternativ på plass.  

– Når man foreslår å gå bort fra tradisjonell journalføring, må det erstattes av et system der vi i praksis får tilgang til mer enn i dag. Journalen kan ikke tas bort uten å ha en god plan for erstatning, skriver hun.